Onboarding : définition, enjeux et étapes clés

Définition et origine de l’onboarding

Évoqué en 1979 par les chercheurs Schein et Van Maanen, l’onboarding est un concept de service qui a été formalisé plusieurs années plus tard. Le processus à l’origine était constitué d’une série de pratiques destinées à faciliter la socialisation dans les entreprises. Le terme onboarding est apparu au même moment que les premières réflexions sur le sujet de la qualité de vie au travail. Au début des années 90, l'intégration des collaborateurs prend un nouvel élan avec la révolution numérique.

Dès lors, l’onboarding est devenu un enjeu majeur des ressources humaines de chaque organisation. Plusieurs questions comme comment séduire de nouveaux talents et quel équilibre pour concilier qualité de vie au travail et efficacité ont commencé par être posées. L’enjeu est de permettre à l’entreprise d'être attractive pour les candidats à l’emploi. L’onboarding est conçu comme un parcours étape par étape en accompagnement de plusieurs référents.

Il consiste à former et à encadrer une nouvelle recrue sans trop de contraintes. Un bon parcours d’intégration doit permettre au manager et au nouveau collaborateur de s’exprimer librement et explicitement. Pour établir une relation de travail réussie et durable, chaque nouvel employé doit suivre le processus d’onboarding de son embauche jusqu’au moment où il commence par travailler pour l’entreprise.

Il s’agit d’un ensemble de séquences de prise de connaissance et d’intégration dans un poste, avec une équipe et le système de l’organisation. La satisfaction des employés est liée à la qualité et à la durée du processus d’intégration d’onboarding de l’entreprise. Ce dernier ne se limite pas à la présentation de l’emplacement, du personnel, du fonctionnement de l’organisation et la prise d’un déjeuner de bienvenue. Il faut une immersion complète dans la culture de l’entreprise et son image de marque.

L’utilité d’un bon processus d’onboarding en entreprise

À l’arrivée de chaque nouveau salarié, il est important que l’entreprise lui accorde un temps nécessaire d’apprentissage pour s’adapter à l’environnement, aux outils et aux activités opérationnelles. Cette période d’intégration onboarding doit être valorisée et ne pas être considérée comme une perte de temps. Chaque entreprise décide de la période nécessaire pour que les nouveaux salariés s’acclimatent à sa culture, aux routines et aux spécificités de leurs postes.

Un mauvais processus d’onboarding met en péril la réputation de l’organisation et l’employé ayant vécu cette expérience ne recommande pas son employeur. De potentiels talents pouvant contribuer efficacement à l’amélioration de la productivité de l’entreprise sont perdus. Une intégration trop rapide et peu satisfaisante peut donner lieu à des démissions au cours des premiers mois. Les salariés ayant subi la déception professionnelle rompent pour la plupart leur contrat pendant la période d’essai.

La structuration d’un processus d’onboarding nécessite du temps et des efforts, surtout si les nouveaux salariés n’ont jamais connu une démarche d’intégration. En cas de départ volontaire de l’employé dans la première année de travail, l’entreprise perd son investissement pour l’embauche, la formation et le management. Le processus bien mené est d’une part une étape essentielle pour l’engagement et la fidélisation des recrues et d’autre part un moyen pour convaincre les talents de faire le meilleur choix.

Il permet à l’entreprise de bien juger les efforts tout au long de la période d’essai de l’employé, d’un côté comme de l’autre. L’organisation se donne les outils nécessaires pour prendre des décisions éclairées en accompagnant le nouveau collaborateur à réussir et à devenir compétent le plus tôt possible. L'élaboration et la mise en place des parcours d’onboarding constituent une stratégie à la charge du service des ressources humaines de chaque entreprise.

La mise en place d’un parcours d’onboarding : étapes clés

L’onboarding est un processus d’intégration qui vise le bien-être général des employés d’une entreprise. Chaque collaborateur qui arrive dans une organisation dans de bonnes conditions est susceptible d’avoir de meilleures performances s’il est bien accueilli. Pour une intégration réussie des talents, l’entreprise doit respecter quelques étapes fondamentales.

La préparation du poste de travail

Cette phase permet de tout organiser pour que le nouveau collaborateur ait une bonne impression de l’entreprise. Le préparateur ne doit rien laisser au hasard pour éviter au candidat recruté d'être désorganisé ou confus le premier jour de service. Il doit s’entretenir avec le manager ou le supérieur hiérarchique de la nouvelle recrue pour connaitre son rôle et la liste des tâches de sa fonction. L’objectif est de fournir toutes les informations précises au salarié pour qu’il prenne ses marques.

L’entretien avec les managers et le choix du mentor

Dans une grande organisation, les managers sont les employés les plus qualifiés à planifier l’arrivée d’un nouveau collaborateur et mettre en place le processus d’onboarding. Ce sont des personnes auxquelles le salarié doit se référer tout au long de son parcours dans l’entreprise. Il est donc conseillé que ce soit le manager qui organise l’intégration du salarié et lui fasse un choix de mentor.

Ce dernier doit être un collègue de travail du même service avec une certaine expérience. Il accompagne le nouveau collaborateur lors de son premier jour de travail, lui explique les bases de sa fonction, l’introduit aux autres employés en poste et aux outils de l’organisation. Ce guide doit avoir les qualités d'écoute, de communication et la patience pour répondre aux questions du salarié.