Définition de la gestion du temps

Gestion du temps : définition étymologique et en entreprise

Dérivée des mots latins gestio (action de gérer) et tempus (succession de moments), la gestion du temps est le fait d’organiser des activités dans la durée. Traduction littérale de l’expression anglaise time management, ce terme a émergé au début du 20^e siècle dans un contexte d’industrialisation et de taylorisme. Il visait principalement à rationaliser les processus de travail et à accroître la production.

Dans le domaine des Ressources Humaines, ce concept décrit l’ensemble des techniques et des outils permettant de planifier des tâches, d'établir des priorités et d’optimiser les réalisations. Il est non seulement utile pour les collaborateurs souhaitant gagner en efficacité et en productivité, mais aussi pour les dirigeants désireux de simplifier le management du personnel.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion du temps de travail ?

La planification et l’organisation rationnelle des activités permettent de respecter les délais d’achèvement d’un projet, d’honorer des engagements et de minimiser le gaspillage de ressources. En atteignant leurs objectifs en moins de temps, les collaborateurs ont un sentiment de réussite et d’accomplissement, et parviennent également à retrouver un équilibre entre leur vie professionnelle et privée.

Une bonne gestion du temps de travail aide à limiter l'épuisement professionnel et le stress dû aux situations d’urgence. Elle contribue ainsi à la prévention du burn-out et des troubles psychiques. Établir un ordre de priorités des tâches optimise, par ailleurs, le processus de prise de décision par les cadres dirigeants (top management). Ces derniers peuvent s’inspirer des résultats obtenus par les collaborateurs pour réajuster les orientations stratégiques de l’entreprise, réaffecter les ressources financières et gérer les risques de manière proactive.

Gestion du temps en entreprise : quelle méthode adopter ?

La matrice d’Eisenhower est une des techniques populaires de gestion du temps. Elle consiste en un classement des tâches d’un projet selon leur niveau d’urgence et d’importance. Elle est basée sur le remplissage de 4 quadrants correspondant chacun à un degré de priorité spécifique :

• urgent et important,
• important et non urgent,
• urgent et non important,
• ni urgent ni important.

L’utilisation d’une telle grille permet de planifier les activités à effectuer instantanément, à reporter, à déléguer ou à éliminer de l’agenda. Pour gagner en productivité et mieux gérer leur emploi du temps, les collaborateurs peuvent utiliser la méthode Pomodoro. Elle consiste en l’usage d’un minuteur pour découper la durée de travail en intervalles de 25 minutes appelés Pomodori, suivis de courtes pauses (environ 5 minutes). Elle est idéale pour renforcer la concentration, combattre la procrastination et améliorer l’efficacité des interventions.

La maîtrise du time blocking (gestion par blocage de temps) s’avère judicieuse pour exécuter des tâches de manière proactive et sans renoncement. Cette technique est basée sur des plages horaires allouées à des activités spécifiques, évitant ainsi toute pression de travail tout en garantissant une meilleure qualité de vie.

Il existe d’autres méthodes de gestion du temps telles que le GTD (Getting Things Done), la loi de Pareto, l’ALPEN, le single-tasking et le ZTD (Zero To-Do). Il est fortement conseillé aux managers et à leurs collaborateurs d’expérimenter différentes approches afin de retenir celle qui correspond le mieux à leur style de travail et à leurs besoins.

Comment mieux gérer son temps de travail en entreprise ?

Il est parfois difficile de maîtriser sa feuille de route professionnelle en raison d’une mauvaise répartition des tâches, d’une accumulation des retards, d’une procrastination permanente et d’interruptions fréquentes durant les activités. Voici quelques étapes pour mieux planifier le temps de travail en entreprise.

Définir des objectifs clairs et des priorités

Quel que soit leur domaine d’intervention, les professionnels ont intérêt à se fixer des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement délimités (SMART). Cette approche permet d'éviter les actions contre-productives et de concentrer les efforts sur les résultats pertinents à atteindre. Il faut donc dresser une liste d’activités à achever à court, moyen ou long terme, puis les hiérarchiser selon leur degré d’urgence et les priorités de l’entreprise.

Par exemple, si l’objectif est de finaliser le rapport d’un projet en fin de semaine, les tâches prioritaires peuvent inclure la collecte d’informations, la rédaction des différentes sections et la validation du contenu par un supérieur hiérarchique. Une masse horaire doit être affectée à chacune de ces opérations.

Utiliser les outils adéquats pour coordonner le temps de travail

Que ce soit pour respecter les délais d’achèvement des tâches, gagner en efficacité ou améliorer la performance organisationnelle, il s’avère judicieux d’utiliser un outil de planification du travail. En dehors des agendas et des to-do lists classiques, le personnel de l’entreprise peut opter pour un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA). Il permet aux managers d'établir un planning journalier, hebdomadaire ou mensuel des missions à exécuter.

Sur une plateforme intuitive en ligne, chaque collaborateur peut consulter ses obligations à un moment précis et en indiquer l'état (en cours, finalisé). De son côté, le chef d'équipe peut suivre l’avancement d’un projet, identifier les goulots d'étranglement et redistribuer éventuellement le travail.

Limiter les sources de distraction en entreprise

L’exécution de tâches urgentes peut être freinée par le bruit ambiant et les conversations avec les collègues. De nombreux facteurs technologiques tels que les notifications de téléphone, les emails et les réseaux sociaux sont également à l’origine d’une mauvaise gestion du temps en entreprise. Pour gagner en productivité et atteindre les objectifs prédéfinis, il s’avère judicieux de créer un environnement propice à la concentration. On recommande par exemple :

• de travailler dans un bureau fermé pour éviter les nuisances sonores,
• de mettre les terminaux mobiles en mode silencieux,
• de définir des créneaux horaires pour le divertissement,
• d’utiliser une technique de time management (Pomodoro, single-tasking, GTD…),
• d’implémenter un logiciel de gestion des temps et des activités (GTA).

Déléguer des tâches secondaires aux collaborateurs est une solution intéressante pour éviter le stress et les pensées parasites dues à une surcharge de travail. L’entreprise peut de plus organiser une formation ou une sensibilisation pour informer le personnel sur les avantages d’une bonne gestion du temps.