Fiche de poste, définition, conception et décryptage

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

La fiche de poste est conçue pour fournir une information claire et complète sur la nature des responsabilités qui seront confiées à un collaborateur. Elle se présente comme un outil non obligatoire, mais qui s’avère indispensable pour les entreprises qui souhaitent recruter des talents. La fiche de poste comprend généralement les éléments suivants :

• dénomination du poste,
• présentation des conditions de travail,
• description des missions relatives au poste,
• présentation des moyens mis à disposition,
• description de la formation permettant d’accéder au poste.

Puisqu’elle est rédigée dans le cadre de missions de service, la fiche de poste n’est pas un document confidentiel. Par ailleurs, sa rédaction doit être très précise, car il s’agit de sélectionner et de présenter les activités ainsi que les compétences nécessaires à l’obtention dudit poste.

Plusieurs acteurs sont sollicités lors de la rédaction d’une fiche de poste, à savoir : l’employeur qui exprime ses besoins, le directeur des ressources humaines qui apporte son expertise et l’agent qui précise le contenu de la fiche.

La fiche de poste se distingue de la fiche de fonction qui ne se limite pas à évoquer les tâches et les règles à suivre. Elle prend aussi en compte les responsabilités, les objectifs à atteindre ainsi que d’autres critères de performance.

Pourquoi rédiger une fiche de poste ?

La rédaction d’un outil comme la fiche de poste est importante, car ce document est utile dans diverses situations.

Recrutement, dialogue et management

Demandant à l’employeur de bien cerner ses besoins ainsi que ses attentes en ce qui concerne le poste qu’il ouvre, cette fiche informe de la vacance d’un poste au sein d’une entreprise. Elle se présente également comme le support par excellence lors d’un entretien d’embauche. Il est par ailleurs possible de s’en servir lors d’un entretien professionnel annuel entre un agent et son supérieur hiérarchique afin de mesurer l’impact de son travail.

Gestion des agents et maîtrise de l’organisation du travail

Idéale pour valoriser les compétences d’un agent ou l’aider à retracer son parcours professionnel, la fiche de poste permet de formaliser les situations de travail de chaque employé. Elle est aussi utile pour mettre en avant les contributions de chacun d’entre eux. Enfin, elle peut être utilisée par toute personne qui ignore le rôle d’un salarié au sein d’une institution.

Comment rédiger une fiche de poste ?

La rédaction d’une fiche de poste est un exercice qui doit suivre une certaine procédure. Si le modèle peut être adapté à l’entreprise, différentes étapes doivent être respectées.

Définition du format de la fiche et identification du poste

Une bonne fiche de poste est un document qui présente les éléments suivants :

• intitulé du poste,
• nom, prénom, taux d’occupation,
• rattachement hiérarchique,
• responsabilités,
• compétences, etc.

Son contenu doit être structuré pour que la présentation finale soit cohérente. Une fois le format est défini, vient l’identification du poste. Cette dernière doit être faite avec les responsables des différents départements concernés. Elle est très importante, car elle permet la rédaction de fiches claires et détaillées.

Inventaire des missions, des critères de réussite et diffusion de la fiche

Pour garantir le succès de cette étape du processus, il est nécessaire de consulter des responsables à divers niveaux ainsi que quelques collaborateurs. Ils devront présenter les activités qu’ils mènent, chaque semaine, mois ou année. Il faut ensuite procéder à l'identification des compétences requises afin d’accomplir les missions relatives au poste. Ces dernières jouent un rôle majeur lors des entretiens d'évaluation.

Lorsque les fiches de postes sont prêtes, elles doivent être transmises aux collaborateurs pour obtenir des conseils ou des suggestions d’amélioration. Enfin, une bonne fiche de poste doit régulièrement être mise à jour pour refléter la réalité.

Comment décrypter une fiche de poste ?

Permettant de récolter de précieuses informations concernant une entreprise, la fiche de poste est un guide pour tout candidat qui souhaite que son curriculum vitae (CV) et sa lettre de motivation soient adaptés au profil recherché. Pour avoir toutes les chances de signer un contrat, l’analyse de ce document doit porter sur différents éléments.

Il est recommandé de prêter une attention particulière au vocabulaire utilisé en vérifiant si des termes techniques y sont insérés. Si c’est le cas, ils doivent être utilisés dans le CV afin que l’employeur comprenne que le candidat et lui parlent le même langage. En dehors des mots, le ton employé permet d’avoir un aperçu de l'environnement de travail et du type de management pour lequel l’entreprise a opté.

Enfin, le candidat doit faire attention à certaines nuances de formules. La fiche porte-t-elle des termes comme « Exigé ou requis » ? Si c’est le cas, il s’agit de compétences qu’il faut impérativement avoir pour être recruté.